Já vimos pela TV dezenas de posses de ministros, governadores e de própria Presidentes – e é bom ressaltar a necessidade e a importância não apenas de um planejamento minucioso para a execução de um bom evento mas também da visita precursora e do trabalho do cerimonial..
Em todos os eventos envolvendo a Presidência da República ou com a presença do Governador do Estado, a missão precursora é indispensável.
Primeiro, para verificar o local onde será realizada a cerimônia – atentando para todos os aspectos. E, no caso de uma obra, é essencial saber se foi concluída e se mesmo com tudo aprovado, está funcionando a contento.
É a visita monitorada – com todos os que estão envolvidos no evento.
A reunião começa com todas as equipes reunidas numa ampla sala de reunião, se possível, com café, água e alguns biscoitinhos para os visitantes. Nela o Coordenador da Missão, normalmente um coronel – e/ou os equivalentes das outras forças armadas, apresenta o motivo da visita.
Ele então solicita que e cada um dos seus companheiros se apresente e, da mesma forma, a comissão anfitriã fará o mesmo.
Uma vez feita a análise de todo evento, faz-se a análise de planta baixa do local, mapas de arruamentos, fluxo de veículos e pessoas, etc .
Toda a região do entorno será minuciosamente analisada, principalmente se houver alguma obra nessa área. Lembrando que os helipontos ou heliportos na região serão verificados pelas autoridades aeronáuticas.
O cerimonial apresenta o roteiro do evento, onde inclui, trajetos, falas, homenagens, visitas, etc… Apenas depois dessa apresentação, a segurança fará uma análise, informando detalhes importantes para a permanência da autoridade em segurança dentro do seu evento.
O local do estacionamento dos veículos, dos convidados e das autoridades é fundamental para o bom andamento dentro dos limites de tempo e espaço. As rotas de fuga, rotas de convidados e autoridades são previstas e definidas com isolamento de áreas previamente estudadas.
As salas VIP, a Sala da Presidência da República, a Sala do Governador e a Sala da Diretoria da empresa contratada serão determinantes para o bom funcionamento do fluxo de pessoas. De preferência, esses ambientes devem ter facilidade de acesso e serem próximos ao palco da cerimônia.
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