Enfrentá-los com precisão é essencial. Projetos complexos, prazos apertados, mudanças inesperadas ou conflitos interpessoais podem testar nossa resiliência e capacidade de adaptação. No entanto, cada obstáculo superado se torna uma oportunidade de aprendizado e crescimento profissional. Pode parecer clichê mas é real.

Já me deparei com situações desafiadoras que exigiram mais do que apenas conhecimento técnico. Uma das experiências mais marcantes foi quando precisei coordenar a visita de 7 dias no Brasil do Papa Bento XVI –  um projeto que envolvia múltiplas equipes e stakeholders com interesses divergentes. O alinhamento de expectativas parecia impossível, e os prazos eram extremamente apertados.

Para superar esse tipo de desafio, algumas estratégias fundamentais ajudaram muito:

Comunicação transparente – manter um canal de diálogo aberto com todos os envolvidos é essencial para evitar ruídos e garantir que cada pessoa compreenda seu papel e impacto no projeto.

Flexibilidade e adaptabilidade – ajustes no planejamento são necessários à medida que surgem novas informações. Manter uma mentalidade aberta às mudanças faz toda a diferença.

Gestão do tempo e Prioridades – organizar tarefas com base na urgência e importância sempre me ajudou a manter o foco no que realmente precisava ser feito.

Trabalho em Equipe – contar com o apoio e expertise dos colegas tornou o processo mais colaborativo e eficaz.

No final, o projeto foi entregue com sucesso, e essa experiência me ensinou que desafios são oportunidades disfarçadas. O crescimento ocorre quando enfrentamos dificuldades e encontramos soluções criativas para superá-las.

Hoje, relembrando o processo sempre me surpreendo que tenha dado tão certo. Objetivamente  falando, acredito que ajudou a vontade coletiva de acertar da equipe . Mas na real, acredito que uma dose de inconsciência do tamanho da empreitada ajudou… Porque sou super adepta do enfrentar um dia de cada vez – e com uma certa persistência  e foco. De modo que, para nós foi um trabalho exaustivo, mas o resultado foi praticamente impecável. Se você está passando por um desafio profissional, lembre-se: resiliência, comunicação e aprendizado contínuo são ferramentas poderosas para transformar obstáculos em trampolins para o sucesso.

Na real são uma fábrica de gerar ansiedade e gastos que raramente compensa ou alcança o objetivo de celebrar de verdade o bebê. E um momento  que deveria ser de muita alegria, acaba contaminado pelo lado negativo dessas celebrações que trazem consequências sociais e ambientais mais graves do que imaginamos…

Chá de Revelação do Sexo – é, sem dúvida, uma das festas mais populares do momento. A ideia de descobrir o sexo do bebê em um grande evento de “surpresa” parece inofensiva à primeira vista.

Já vimos casos que saíram do controle, com fogos de artifício, explosões e fumaças coloridas que causaram acidentes sérios. E a necessidade de criar um “evento memorável”  coloca  pressão sobre os pais para planejar algo cada vez mais criativo e, claro, caro pois, para essas novas mães cheias de emoções, o céu vira o limite – ao contrário dos bolsos que continuam do mesmo tamanho…

Chá de Bebê – era o momento quando os pais recebem amigos que traziam presentes para o novo integrante da família. Hoje virou um mico: a lista de presentes, muitas vezes, inclui itens caros como carrinhos de bebê ou berços.

O que antes era uma festa para reunir amigos e familiares virou um grande negócio transformando o chá de bebê em um show de consumo que a maioria as famílias não têm condições de bancar.

Chá de Nome – uma ideia  que está ganhando espaço e funciona como o Chá de Revelação, mas o foco aqui é anunciar o nome do bebê de forma especial. É só mais uma oportunidade para os pais ficarem ansiosos em criar um “momento único” que impressione os convidados e renda muitos likes nas redes sociais. Acredite: o desgaste emocional não compensa.

Assim como nos outros eventos, há a questão do impacto ambiental. São mais balões, mais plásticos, mais materiais descartáveis que, na maioria das vezes, acabam no lixo logo após a festa.

Chá de Fraldas – ainda é a versão mais prática dessas festas: os convidados levam fraldas para ajudar os pais a montarem um bom estoque. Mas é preciso manter a perspectiva e fazer uma reunião simples. É um chá e não um casamento: cafezinho , sucos, chá quente ou gelado e um ou 2 bolos dão conta do recado…

A verdade é que nem todo mundo precisa (ou deveria) seguir essas modas. É importante lembrar que, no meio de tudo isso, o que realmente importa é celebrar a chegada de uma nova vida de maneira significativa, sem exageros e sem pressões. Afinal, menos é mais, né?

A pergunta me foi feita por Dani, uma leitora super detalhista que questionou como fazer para acertar o ponto em um serviço “empratado” – aquele em que o prato chega pronto da cozinha.

Antes de seguir adiante: é preciso ter em mente que nem sempre é possível atender a todas as exigências dos convidados o tempo todo. A ideia de receber para uma refeição tem muito mais a ver com a reunião e troca do que com a degustação de iguarias levadas as últimas consequências…

De modo que , quando é um jantar de até 10, 12 pessoas com serviço empratado é possível perguntar o ponto, mas isso teria q ser feito no momento em que se serve a entrada para dar tempo de executar a contento e tempo enquanto os convidados comem. Já em um jantar maior é impossível, então usa-se o critério de bom senso: serve-se a carne “no ponto” de forma a agradar a um maior número de pessoas.

Simples assim e, pode ter certeza de que, se estiver no ponto, os amantes de carne mais crua não vão reclamar e muito menos os que amam uma carne super bem passada. Não vamos viajar em uma vibe de “somos todos masterchefs” – senão fica muito difícil mesmo ser feliz, concordam?

Para isso é fundamental o planejamento e ter um conjunto de regras estabelecidas entre os vários serviços envolvidos.

Horários de chegada – os grupos chegam em horários planejados e em condições diversas. Dependendo do tamanho do seu evento, é interessante contar com equipes chegando de transportes coletivos contratados: vans, carros particulares, carros de segurança, caminhões, e até mesmo carretas.

O  detalhamento e atenção dessa rota dos serviços torna-se muito importante para o sucesso do seu evento – pois define tempos e espaços. Ao desembarcar dos veículos, esse fluxo de pessoas tomam diversas direções e/ou acessos.

Segurança – questão de prevenir: lembre que alguns equipamentos podem gerar acidentes por estarem em fase de montagem. Armamentos e utensílios de cozinha são apenas dois exemplos do que podem gerar acidentes de trabalho.

O importante é que todos os profissionais tenham acesso aos ambientes de vestiário, para a troca de roupa com a qual irão assumir as funções.

Serviço de Produção – esse pessoal dever estar uniformizado com camisetas e crachás de identificação – desembarcam com material pesado, madeiras, estruturas metálicas, escadas, ferramentas, lonas, pisos, cadeiras, mesas, etc.

Portanto, devem entrar pela parte reservada ao setor operacional, de preferência, sempre a parte dos fundos do evento para esse tipo de acesso.

Em caso de prédios ou estruturas fixas é preciso manter a ordem de entrada dos materiais em um acesso e outro lugar para entrada dos outros profissionais.

Serviço de Bufê – essas pessoas normalmente chegam com maquinários, utensílios (facas), fornos elétricos e a gás, geladeiras, botijões de gás, engradados, pisos ou estrados de madeiras – e devem ter acesso ao ambiente de trabalho sempre em lugares distintos, longe da entrada dos convidados e outros serviços.

Esses profissionais também terão acesso pela portaria de entrada de pessoas, mas em horários diferentes.

Serviço de Receptivo – profissionais que chegam ao evento quase sempre, semi-preparados, usam o vestiário para a troca de roupas por uniforme e usam algum tipo de maquiagem e cabeleireiro. Logo após a sua identificação, com crachás, assumem seus serviços nas áreas de suas competências.

Serviço de Segurança Armada – profissionais que pertencem a empresas de Segurança e Vigilância, usam uniformes ou costumes, terão acessos aos seus armamentos em sala reservada para a guarda e manutenção – estas com acessos bem restritos.

Serviço de Segurança Velada – chegam em grupos ou por veículos próprios, e também são conduzidos para o vestiário para a troca de roupas por uniformes (costumes) e logo após assumem as suas funções mediante coordenação da área de segurança.

Serviço de Apoio (limpeza) – também chegam em grupos e alguns por meios próprios, são conduzidos ao vestiário para troca de roupas por uniformes e depois serão entregues seus equipamentos de trabalho (vassouras, carrinhos de lixo, panos, etc…)

Parece complicado mas, na verdade, quanto mais planejado e sinalizado estiver, mais fluidez você vai ter em todo o evento e tudo torna-se mais fácil e eficiente no dia!