Ora, não apenas a função existe há milênios, como o cargo de Chefe de Cerimonial já foi ocupado por gênios da humanidade, como ninguém menos que Leonardo da Vinci – o grande artista, autor da Santa Ceia e inventos como as primeiras máquinas voadoras. Era ele responsável por todos os eventos do poderoso Duque de Sforza em Milão, no século XVI.

Para “fazer o cerimonial” é preciso entender de logística, segurança, planilhas… além de ter credibilidade e estar atualizado com fornecedores e novas tecnologias. Mas principalmente, compreender que nessa profissão, trabalhamos sempre nas sombras para que determinadas pessoas (fatos ou eventos) se destaquem em ocasiões específicas.

Finalmente, para funcionar, um evento precisa estar  apoiado sobre um tripé precioso:

Planejamento – é fundamental para a organização, pois vai nortear todas as ações da agenda das equipes e dos equipamentos envolvidos. É essencial definir um coordenador de cada equipe para centralizar a administração a administração dos recursos disponíveis para efetiva realização das diversas etapas. A coordenação das ações entre o que foi planejamento e a equipe de produção deve ser ativa e imediata. E permanentemente ajustada conforme as necessidades.

Execução –  a equipe de realização do evento, compete executar tudo o que foi planejado, ajustando o que for necessário. Intercorrências as invenções podem surgir em vários aspectos, assim é importante manter  a calma e ter sempre um plano B.

Dependendo do evento, são necessárias várias reuniões de planejamento, no entanto, uma reunião de check list, na véspera ou pouco antes é muito proveitosa.

Deixe pronto – se conseguir, deixe tudo o que for possível, não apenas pronto como também “a mão” Facilita muito!!! Alguns exemplos do que deixar:

1. nomear tokens;
2. relação dos participantes;
3. arrumação da mesa principal e demais mesas;
4. preparação do receptivo, (importante priorizar, pois é o primeiro serviço a ser utilizado pelos visitantes e convidados).

Deixar a estrutura pronta – facilita muito! Os importantes são: instalação elétrica, capacidade de carga e a aprovação pelos bombeiros de qualquer estrutura adicional.

Controle pós-evento –  há quem ache desnecessário.  E continuam a levar susto! Uma reunião pós-evento tem grande valia para toda a equipe:  é preciso apresentar e analisar um relatório feito a partir do check list com os erros e acertos para evitar os primeiros e continuar a aperfeiçoar sempre!

Acredite: um evento só termina de fato depois de comparar o planejado com o realizado – avaliando cada etapa.

Ok, é claro que isso muda de intensidade e necessidade conforme o tamanho do evento e seus objetivos. Mas esses, são essenciais para aperfeiçoar de fato o funcionamento de qualquer evento – e atentar para eles é o básico de qualquer profissional de eventos.

O Presidente FHC era amado, não apenas pela sua, mas por qualquer equipe que organizava eventos. Bem humorado e rápido, ele se adaptava a qualquer situação. Brincávamos que, se fosse um cão, seria daqueles  confiáveis e fáceis de adestrar.

Presidente FHC – Fernando Henrique Cardoso – foto: DW Guilherme Henrique

Em minha experiência a frente do Cerimonial do Governo do Estado de São Paulo, com pelo menos 4 Presidentes, ficou muito clara a diferença entre essas autoridades que, pela sua postura, tinham o poder de fazer tudo correr suavemente (independente da dificuldade) ou fazer com que mesmo o mais tranquilo dos eventos se tornasse tenso.

Presidente Lula foto: Divulgação BBC

O Presidente Lula, tinha uma postura bonachona e dizia que não ligava muito para regras. Mas, esperto, logo percebeu que o cerimonial é um grande aliado da “forma e imagem” – e que a equipe está lá para facilitar. Quebrava o protocolo claro, mas sabia o momento de fazê-lo e jamais o fazia em coisas realmente importantes que comprometessem o evento.

Presidente Dilma Rousseff – foto: DW

Dilma Rousseff, mesmo em repouso, tinha a capacidade deixar a equipe tensa. Jamais entendi isso (não fazia parte de sua esquipe, mas assistia atônita). Eventos com ela não eram nossos preferidos.

Presidente Michel Temer – foto: Fernando Bizerra Jr /EPA

Michel Temer, experiente e versado na vida pública, não nos causava o menor transtorno. Sua equipe era organizada e precisa. E as coisas funcionavam a contento. Relato isso porque, qualquer evento depende muito do tom que seus anfitriões conferem a ele – aliás, desde o momento do convite.

Hoje, com conceitos de educação e respeito universais, cada grupo tem sua forma peculiar de demonstrar esses sentimentos, e respeitar as diferenças e adotando uma linguagem universal de cortesia  é a base da Etiqueta do terceiro milênio.

Existem sutis diferenças entre Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.

Cerimonial – é a organização sequencial de qualquer evento seja ele político, social, acadêmico, esportivo ou empresarial. E tem sido, desde a antiguidade, uma das mais valorizadas maneiras encontradas pelos povos para se relacionarem uns com os outros. O escrito mais antigo é atribuído a Chou Kung, fundador da dinastia Chou da China no século XII a.C.

O Protocolo – é o que regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento, os lugares – a hierarquia, enfim.

A etiqueta (que abrange o Protocolo e Cerimonial como nichos específicos) situa-se exclusivamente no campo moral, não sendo regulada por leis ou decretos e sim por regras testadas e aprovadas no dia a dia. Infrações a seu código são punidas apenas no âmbito social. O que não impede uma gafe de causar estrago considerável nas relações interpessoais.

Há que se ter bom senso e sempre, sempre mesmo, respeitar a hierarquia – para dizer o mínimo.  E o  fato de ser necessário, vez por outra adaptar nosso decreto Federal de Cerimonia  a determinadas circunstâncias, não quer dizer que se possa  ignorar a sua essência e distorcê-los ao bel prazer do jeitinho brasileiro.

Vivemos uma era midiática: tudo é imagem e a informação é  praticamente em tempo real.

Então é preciso tomar cuidado e prestar atenção a esses detalhes.

Credenciamento – é de fundamental importância ter um controle prévio dos profissionais do setor que estejam cadastrados na instituição. Caso tenham um contato contínuo, isso facilita. Mas caso seja um novo jornalista de alguma empresa de comunicação, poderá realizar o credenciamento no dia do evento, mediante aprovação do responsável do setor.

Receptivo – quem cuida? Bom, isso caberá a Assessoria de Imprensa. Identificar, aprovar o credenciamento e liberar o acesso, além de prestar todos os esclarecimentos e informações ao interessado.

Espaço e entrada separada – o acesso dos profissionais de imprensa devem ter um acesso restrito, em função dos prováveis equipamentos e demais acessórios para a produção das matérias.

Backdrop – a criação de backdrop com logo da instituição e temas referente a algum evento específico, faz do seu evento um grande canal de divulgação. Sendo usado em todos os segmentos de mercado, tanto no campo institucional, governamental e empresarial.

A captação de áudios –  para os profissionais de imprensa  é um item importante, uma vez que, cada vez mais, as notícias são veiculadas online e a qualidade de som e imagem são fundamentais para o sucesso do evento.

Assim, é necessário disponibilizar um sistema de captação especificamente para os profissionais que estejam cobrindo o evento da instituição e em locais que não atrapalhe a visibilidade de convidados ou o fluxo.

Entrevista Virtual – a criação e padronização de um Fundo de Imagem, onde contenha um logo, facilita a divulgação e promoção da instituição. Sendo enviado aos membros da diretoria ou a quem tenha a autorização de falar em nome da instituição.

Seguindo essas orientações seguirem há mais chances de seu, o evento fluir  e a imprensa ter mais facilidade para divulgar com mais facilidade  eficiência as informações  positivas.

Trabalhadores tem que ter conhecimento técnico para buscar uma vaga, mas também precisarão desenvolver suas capacidades pessoais. Para quem já está empregado, será necessário se requalificar, e a maioria das empresas das empresas teria que disponibilizar não só requalificação, mas também qualificação para seus funcionários.

Cabe também as empresas: fornecer redes de segurança mais fortes para os trabalhadores presenciais; melhorar os sistemas de educação e treinamento e criar incentivos.

E quais habilidades devemos ter para nos tornarmos ou nos mantermos competitivos no mercado de trabalho?

Pensamento analítico e inovação; solução de problemas complexos; análise e pensamento crítico; criatividade, originalidade e iniciativa; argumentação, solução de problemas e concepção de ideias; constante aprendizado, resiliência, tolerância ao estresse e flexibilidade; liderança e influência social; uso, monitoramento e controle da tecnologia; e design de tecnologia e programação.

Muita coisa, concordo. Por isso, além de focar no desenvolvimento de habilidades pessoais, é preciso estar antenado com novas tecnologias. O que não é só de hoje, para falar a verdade.

Acredito que o Home Office irá continuar, porque hoje o que as empresas buscam é a produtividade e não a carga horária, assim o trabalhador poderá gerenciar o seu próprio tempo e entregar um trabalho bem-feito.

Resumindo: preparem-se, estejam abertos para o novo, invistam em vocês mesmos. Essa crise deixou marcas e modificou muita coisa: por que você não pode fazer o mesmo  – e para melhor?

A vantagem de se adotar o terno é que esse visual transita bem em vários ambientes: seja para o palco ou praticável, no receptivo ou acompanhamento de autoridades e convidados especiais.

A composição desse dress code deve levar em consideração as cores do conjunto como um todo. Camisa social lisa e, de preferência  branca, uma vez que combina com quase todos os tipos de gravata e paletó, seja ele um blazer ou compondo o costume (terno).

Algumas combinações clássicas, seguras e elegantes:

Camisa branca: combina com terno cinza claro até o grafite, com terno marinho ou bleu noir (marinho quase preto).

Camisa azul clara (até o azul anil) – clássica, fica bem com os cinzas de todas as tonalidades, assim como os tons de marinho. A tonalidade mais escura, como o anil, é usada para eventos durante o dia e mais esportivos.

Em tempo: é interessante, por exemplo, que os membros do staff padronizem  o uso de apenas uma tonalidade de camisa – como o azul – e de terno. Isso, aliado a uma mesma tonalidade nas gravatas (caso usem) cria um efeito visual de “uniforme” sem que estejam todos idênticos…

Truque – o padrão de elegância internacional se baseia em “contraste”, ao combinar o terno  com a camisa e a gravata. Fazendo isso , um elemento sempre destacará e valorizará o outro, sempre harmonizando com um ou mais tons.

Armadilha – alguns profissionais optam por usar a camisa social escura, inclusive preta, achando que é o “elegante seguro”. Em algumas regiões parece até ser uma tradição local. Mas evite: além de caricato (parece fantasia de vilão de Hollywood e também de novelas) o resultado é um visual pesado, além de chamar muito a atenção de todos, onde o foco da imagem fica na textura e cor da gravata.

Estampa discreta – gravata não tem que ter mensagem nem figuras grandes. Não é outdoor nem crachá.  Use estampas pequenas, 2cm máximo 3cm, com  no máximo 3 cores para facilitar a composição. Dê  preferência a texturas finas, e traço suave. Evite a todo custo o xadrez grande ou listradas largas e coloridas demais.

Algumas empresas e instituições adotam as gravatas nas cores da empresa. Isso é opcional,  mas para efeito de “identidade visual” funciona. Desde que se escolha (ou encomende ) uma estampa elegante e discreta a um especialista.