Explico: depois de 2020, os eventos virtuais e a possibilidade de participar de praticamente todo tipo de reunião de forma remota foi uma grande conquista. Afinal há muita economia de dinheiro de passagens e diárias de hotéis, tempo e energia.

A volta do Presencial – ora, somos humanos, gostamos da troca de olhares ao vivo, de entender o tom da voz de perto e nada substitui a energia de um encontro presencial – seja ele profissional, amoroso ou social. E em 2023 os eventos presenciais profissionais voltaram: feiras, convenções, fóruns ….

O Novo presencial – Aí recebemos o convite virtual com um extenso cadastro a ser preenchido em caso de aceitarmos participar. Uma vez preenchido, nos apressamos em anotar e bloquear datas, se preciso for reservar passagens e…eis que, há uma semana do referido evento, praticamente de malas prontas, recebemos uma comunicação virtual dizendo que, “devido ao grande número de pessoas que aceitaram participar, não haverá espaço para todos e que, então eles estão disponibilizando o link x, y, z para que você possa acompanhar distância”

Fica oficializado o desconvite!!! Oi??? Além da extrema grosseria e descaso de convidar e depois mandar dizer que “não vai dar”. Isso é péssimo para a empresa anfitriã, pois longe de organizar, cria um ruído desnecessário gerando insatisfação, uma “classe B e C “ de convidados, e o pior, os demais parceiros de tais feiras e convenções, que muitas vezes esperam aquelas pessoas em seus stands ou espaços (pois os mailings são cruzados e construídos para agregar) acabam ficando na mão e sem a presença do representante daquela empresa ou marca!

Finalmente, como ficam as despesas com reservas, passagens etc.? Multiplicado por muitas empresas convidadas, gera um gasto considerável (e evitável), pior ainda no caso de profissionais liberais.

Tem solução – sempre tem. Comece por contratar uma boa empresa de RSVP: atualize o mailing, faça um briefing detalhado e divida os seus convidados entre aqueles que moram mais longe e talvez até prefiram participar virtualmente.

Mande os convites presenciais e virtuais: a diferença é que será feito um controle de confirmação ativo (e não eletrônico e burro). Em alguns casos – sempre orientados pela empresa anfitriã, vale a pena perguntar se a pessoa prefere ir presencial – dando a entender que disponibilizam o link por ser mais prático, etc. E não contrário: convidar e depois dizer que você realmente não cabe, pois é classe B e precisa priorizar os VIPs.

Uma comunicação telefônica ou virtual bem-feita, é a diferença entre a pessoa sentir-se prestigiada ou um nada – que é o que ocorre quando há o desconvite. Simples assim. É a diferença entre uma empresa séria e outra com gente que se acha esperta improvisando dessa forma. Pense nisso.

 O “não convidado” –  a pergunta é: o que fazer quando uma pessoa que não foi convidada para sua festa, é chamada por outra (que foi convidada) e te liga dizendo que recebeu o convite desta outra pessoa e está confirmando presença?

Dois erros: a que convidou sem permissão, por inferir que podia fazer isso e a outra, que não foi convidada pessoalmente (não importa se por email, whats ou telefone , mas convite é individual).

Rapidez e precisão – dependendo da sua intimidade e simpatia por essa pessoa, você tem que pensar e agir rápido. Se for alguém com quem você até se identifica, mas não convidou porque achou que simplesmente poderia ficar para uma outra vez por uma questão de espaço e porque sua festa é mais intima, deixe passar e inclua o nome na lista.

Mas se for alguém que vai te incomodar muito, arme-se da mesma cara de pau que as duas mostraram e diga claramente que na verdade é uma reunião menor (não importa se ela souber que não é. Porque, repito, a pessoa confirmar algo para o qual não recebeu convite pessoal, demonstra uma total falta de noção).

E diga que houve um engano que a “fulana não deveria ter te convidado, uma vez que eu queria te incluir em outro grupo em uma outra ocasião espero que você não se importe em esperar um pouco, mas dessa vez já está tudo planejado”…

Testei e funciona – sim, eu sei, é muito difícil: a gente sempre acha que vai magoar alguém falando isso. Mas uma vez tive que fazer isso com uma amiga de minha mãe – que até é legal, mas quer participar de tudo – e quando ela me ligou insistindo (e fez isso de forma bem enfática) tive que ser muito firme: disse que era uma coisa pequena, com lugar marcado e que ela por favor entendesse meu lado – que em outra ocasião faria uma coisa especialmente para ela, etc.

Depois me senti mal por um tempo. Mas amigos não cobram dessa forma e ela continua a falar comigo sem mágoas. aliás, sempre faço questão de agradá-la de uma ou outra forma para mostrar que não era pessoal. Mas cada caso é um caso, tá?