Para isso é fundamental o planejamento e ter um conjunto de regras estabelecidas entre os vários serviços envolvidos.

Horários de chegada – os grupos chegam em horários planejados e em condições diversas. Dependendo do tamanho do seu evento, é interessante contar com equipes chegando de transportes coletivos contratados: vans, carros particulares, carros de segurança, caminhões, e até mesmo carretas.

O  detalhamento e atenção dessa rota dos serviços torna-se muito importante para o sucesso do seu evento – pois define tempos e espaços. Ao desembarcar dos veículos, esse fluxo de pessoas tomam diversas direções e/ou acessos.

Segurança – questão de prevenir: lembre que alguns equipamentos podem gerar acidentes por estarem em fase de montagem. Armamentos e utensílios de cozinha são apenas dois exemplos do que podem gerar acidentes de trabalho.

O importante é que todos os profissionais tenham acesso aos ambientes de vestiário, para a troca de roupa com a qual irão assumir as funções.

Serviço de Produção – esse pessoal dever estar uniformizado com camisetas e crachás de identificação – desembarcam com material pesado, madeiras, estruturas metálicas, escadas, ferramentas, lonas, pisos, cadeiras, mesas, etc.

Portanto, devem entrar pela parte reservada ao setor operacional, de preferência, sempre a parte dos fundos do evento para esse tipo de acesso.

Em caso de prédios ou estruturas fixas é preciso manter a ordem de entrada dos materiais em um acesso e outro lugar para entrada dos outros profissionais.

Serviço de Bufê – essas pessoas normalmente chegam com maquinários, utensílios (facas), fornos elétricos e a gás, geladeiras, botijões de gás, engradados, pisos ou estrados de madeiras – e devem ter acesso ao ambiente de trabalho sempre em lugares distintos, longe da entrada dos convidados e outros serviços.

Esses profissionais também terão acesso pela portaria de entrada de pessoas, mas em horários diferentes.

Serviço de Receptivo – profissionais que chegam ao evento quase sempre, semi-preparados, usam o vestiário para a troca de roupas por uniforme e usam algum tipo de maquiagem e cabeleireiro. Logo após a sua identificação, com crachás, assumem seus serviços nas áreas de suas competências.

Serviço de Segurança Armada – profissionais que pertencem a empresas de Segurança e Vigilância, usam uniformes ou costumes, terão acessos aos seus armamentos em sala reservada para a guarda e manutenção – estas com acessos bem restritos.

Serviço de Segurança Velada – chegam em grupos ou por veículos próprios, e também são conduzidos para o vestiário para a troca de roupas por uniformes (costumes) e logo após assumem as suas funções mediante coordenação da área de segurança.

Serviço de Apoio (limpeza) – também chegam em grupos e alguns por meios próprios, são conduzidos ao vestiário para troca de roupas por uniformes e depois serão entregues seus equipamentos de trabalho (vassouras, carrinhos de lixo, panos, etc…)

Parece complicado mas, na verdade, quanto mais planejado e sinalizado estiver, mais fluidez você vai ter em todo o evento e tudo torna-se mais fácil e eficiente no dia!

O governo dos EUA divulgou diretrizes em 3 fases que dividem o retorno no documento Opening Up America Again. Nele, é essencial o distanciamento social e equipamento de proteção.

1ª: proíbe grupos maiores que dez, minimiza viagens não essenciais e prevê fechamento de áreas comuns (para empregadores)

2ª – para estados sem evidência de ressurgimento do vírus: ainda orienta que reuniões de mais de 50 pessoas devem ser evitadas e o distanciamento social precisa ser respeitado o tempo todo. Por outro lado, as viagens não essenciais podem retomar e grandes locais podem operar sob protocolos de distanciamento físico moderados.

3ª – relaxa mais as medidas de distanciamento para grandes locais, mas indica que grandes reuniões de massa provavelmente ainda não serão possíveis.

Eventos grandes sofrerão mais do que eventos menores! O tamanho será importante até 2021. Sim, pequenos eventos são o futuro imediato de nossa indústria.

Agências: contratar diferentes tipos de profissionais e os profissionais de agora podem adquirir novas habilidades e conhecimentos.

Sim, o covid-19 forçou agências, clientes e públicos-alvo a novos formatos de eventos – eventos digitais: híbrido, virtual, webinar, streaming e todas as suas variações.

Não é o fim dos eventos presenciais, mas a escalada de encontros digitais mostra vantagens claras como custo e segurança.

Aqui algumas das novas profissões e competências para a nova indústria de eventos:

Community managers:  coleta dados, analisa tendências e mantem o público-alvo o mais ativo possível em torno de um produto, empresa ou associação. Um profissional atencioso influencia o comportamento de toda uma cadeia de valor.

Analista de dados: imagine milhares de pessoas participando de uma reunião híbrida. Escolhem painéis, conversam e postam informações nas mídias sociais, avaliando os temas.

A leitura eficiente desses dados traz informações valiosas para determinar o marketing digital e conectar marcas e pessoas com muito mais eficiência.

UX Designer: já é uma realidade no setor de TI, e transforma a jornada em um movimento fluido, muito melhor para os participantes.

Entre tantos outros desafios, quem entender como transportar o glamour e a interação dos eventos presenciais para os digitais, sairá na frente e vai se sair melhor.