Ora, não apenas a função existe há milênios, como o cargo de Chefe de Cerimonial já foi ocupado por gênios da humanidade, como ninguém menos que Leonardo da Vinci – o grande artista, autor da Santa Ceia e inventos como as primeiras máquinas voadoras. Era ele responsável por todos os eventos do poderoso Duque de Sforza em Milão, no século XVI.

Para “fazer o cerimonial” é preciso entender de logística, segurança, planilhas… além de ter credibilidade e estar atualizado com fornecedores e novas tecnologias. Mas principalmente, compreender que nessa profissão, trabalhamos sempre nas sombras para que determinadas pessoas (fatos ou eventos) se destaquem em ocasiões específicas.

Finalmente, para funcionar, um evento precisa estar  apoiado sobre um tripé precioso:

Planejamento – é fundamental para a organização, pois vai nortear todas as ações da agenda das equipes e dos equipamentos envolvidos. É essencial definir um coordenador de cada equipe para centralizar a administração a administração dos recursos disponíveis para efetiva realização das diversas etapas. A coordenação das ações entre o que foi planejamento e a equipe de produção deve ser ativa e imediata. E permanentemente ajustada conforme as necessidades.

Execução –  a equipe de realização do evento, compete executar tudo o que foi planejado, ajustando o que for necessário. Intercorrências as invenções podem surgir em vários aspectos, assim é importante manter  a calma e ter sempre um plano B.

Dependendo do evento, são necessárias várias reuniões de planejamento, no entanto, uma reunião de check list, na véspera ou pouco antes é muito proveitosa.

Deixe pronto – se conseguir, deixe tudo o que for possível, não apenas pronto como também “a mão” Facilita muito!!! Alguns exemplos do que deixar:

1. nomear tokens;
2. relação dos participantes;
3. arrumação da mesa principal e demais mesas;
4. preparação do receptivo, (importante priorizar, pois é o primeiro serviço a ser utilizado pelos visitantes e convidados).

Deixar a estrutura pronta – facilita muito! Os importantes são: instalação elétrica, capacidade de carga e a aprovação pelos bombeiros de qualquer estrutura adicional.

Controle pós-evento –  há quem ache desnecessário.  E continuam a levar susto! Uma reunião pós-evento tem grande valia para toda a equipe:  é preciso apresentar e analisar um relatório feito a partir do check list com os erros e acertos para evitar os primeiros e continuar a aperfeiçoar sempre!

Acredite: um evento só termina de fato depois de comparar o planejado com o realizado – avaliando cada etapa.

Ok, é claro que isso muda de intensidade e necessidade conforme o tamanho do evento e seus objetivos. Mas esses, são essenciais para aperfeiçoar de fato o funcionamento de qualquer evento – e atentar para eles é o básico de qualquer profissional de eventos.

Já vimos pela TV dezenas de posses de ministros, governadores e de própria Presidentes –  e é bom ressaltar a necessidade e a importância não apenas de um planejamento minucioso para a execução de um bom evento mas também da visita precursora e do trabalho do cerimonial..

Em todos os eventos envolvendo a Presidência da República ou com a presença do Governador do Estado, a missão precursora é indispensável.

Primeiro, para verificar o local onde será realizada a cerimônia – atentando para todos os aspectos.  E, no caso de uma obra, é essencial saber se foi concluída e se mesmo com tudo aprovado, está funcionando a contento.

É a visita monitorada – com todos os que estão envolvidos no evento.

A reunião começa com todas as equipes reunidas numa ampla sala de reunião, se possível, com café, água e alguns biscoitinhos para os visitantes. Nela o Coordenador da Missão, normalmente um coronel – e/ou os equivalentes das outras forças armadas, apresenta o motivo da visita.

Ele então solicita que e cada um dos seus companheiros se apresente e, da mesma forma, a comissão anfitriã fará o mesmo.

Uma vez feita a análise de todo evento, faz-se a análise de planta baixa do local, mapas de arruamentos, fluxo de veículos e pessoas, etc .

Toda a região do entorno será minuciosamente analisada, principalmente se houver alguma obra nessa área. Lembrando que os helipontos ou heliportos na região serão verificados pelas autoridades aeronáuticas.

O cerimonial apresenta o roteiro do evento, onde inclui, trajetos, falas, homenagens, visitas, etc… Apenas depois dessa apresentação, a segurança fará uma análise, informando detalhes importantes para a permanência da autoridade em segurança dentro do seu evento.

O local do estacionamento dos veículos, dos convidados e das autoridades é fundamental para o bom andamento dentro dos limites de tempo e espaço. As rotas de fuga, rotas de convidados e autoridades são previstas e definidas com isolamento de áreas previamente estudadas.

As salas VIP, a Sala da Presidência da República, a Sala do Governador e a Sala da Diretoria da empresa contratada serão determinantes para o bom funcionamento do fluxo de pessoas. De preferência,  esses ambientes devem ter facilidade de acesso e serem  próximos ao palco da cerimônia.