Ora, não apenas a função existe há milênios, como o cargo de Chefe de Cerimonial já foi ocupado por gênios da humanidade, como ninguém menos que Leonardo da Vinci – o grande artista, autor da Santa Ceia e inventos como as primeiras máquinas voadoras. Era ele responsável por todos os eventos do poderoso Duque de Sforza em Milão, no século XVI.

Para “fazer o cerimonial” é preciso entender de logística, segurança, planilhas… além de ter credibilidade e estar atualizado com fornecedores e novas tecnologias. Mas principalmente, compreender que nessa profissão, trabalhamos sempre nas sombras para que determinadas pessoas (fatos ou eventos) se destaquem em ocasiões específicas.

Finalmente, para funcionar, um evento precisa estar  apoiado sobre um tripé precioso:

Planejamento – é fundamental para a organização, pois vai nortear todas as ações da agenda das equipes e dos equipamentos envolvidos. É essencial definir um coordenador de cada equipe para centralizar a administração a administração dos recursos disponíveis para efetiva realização das diversas etapas. A coordenação das ações entre o que foi planejamento e a equipe de produção deve ser ativa e imediata. E permanentemente ajustada conforme as necessidades.

Execução –  a equipe de realização do evento, compete executar tudo o que foi planejado, ajustando o que for necessário. Intercorrências as invenções podem surgir em vários aspectos, assim é importante manter  a calma e ter sempre um plano B.

Dependendo do evento, são necessárias várias reuniões de planejamento, no entanto, uma reunião de check list, na véspera ou pouco antes é muito proveitosa.

Deixe pronto – se conseguir, deixe tudo o que for possível, não apenas pronto como também “a mão” Facilita muito!!! Alguns exemplos do que deixar:

1. nomear tokens;
2. relação dos participantes;
3. arrumação da mesa principal e demais mesas;
4. preparação do receptivo, (importante priorizar, pois é o primeiro serviço a ser utilizado pelos visitantes e convidados).

Deixar a estrutura pronta – facilita muito! Os importantes são: instalação elétrica, capacidade de carga e a aprovação pelos bombeiros de qualquer estrutura adicional.

Controle pós-evento –  há quem ache desnecessário.  E continuam a levar susto! Uma reunião pós-evento tem grande valia para toda a equipe:  é preciso apresentar e analisar um relatório feito a partir do check list com os erros e acertos para evitar os primeiros e continuar a aperfeiçoar sempre!

Acredite: um evento só termina de fato depois de comparar o planejado com o realizado – avaliando cada etapa.

Ok, é claro que isso muda de intensidade e necessidade conforme o tamanho do evento e seus objetivos. Mas esses, são essenciais para aperfeiçoar de fato o funcionamento de qualquer evento – e atentar para eles é o básico de qualquer profissional de eventos.

O Presidente FHC era amado, não apenas pela sua, mas por qualquer equipe que organizava eventos. Bem humorado e rápido, ele se adaptava a qualquer situação. Brincávamos que, se fosse um cão, seria daqueles  confiáveis e fáceis de adestrar.

Presidente FHC – Fernando Henrique Cardoso – foto: DW Guilherme Henrique

Em minha experiência a frente do Cerimonial do Governo do Estado de São Paulo, com pelo menos 4 Presidentes, ficou muito clara a diferença entre essas autoridades que, pela sua postura, tinham o poder de fazer tudo correr suavemente (independente da dificuldade) ou fazer com que mesmo o mais tranquilo dos eventos se tornasse tenso.

Presidente Lula foto: Divulgação BBC

O Presidente Lula, tinha uma postura bonachona e dizia que não ligava muito para regras. Mas, esperto, logo percebeu que o cerimonial é um grande aliado da “forma e imagem” – e que a equipe está lá para facilitar. Quebrava o protocolo claro, mas sabia o momento de fazê-lo e jamais o fazia em coisas realmente importantes que comprometessem o evento.

Presidente Dilma Rousseff – foto: DW

Dilma Rousseff, mesmo em repouso, tinha a capacidade deixar a equipe tensa. Jamais entendi isso (não fazia parte de sua esquipe, mas assistia atônita). Eventos com ela não eram nossos preferidos.

Presidente Michel Temer – foto: Fernando Bizerra Jr /EPA

Michel Temer, experiente e versado na vida pública, não nos causava o menor transtorno. Sua equipe era organizada e precisa. E as coisas funcionavam a contento. Relato isso porque, qualquer evento depende muito do tom que seus anfitriões conferem a ele – aliás, desde o momento do convite.

Hoje, com conceitos de educação e respeito universais, cada grupo tem sua forma peculiar de demonstrar esses sentimentos, e respeitar as diferenças e adotando uma linguagem universal de cortesia  é a base da Etiqueta do terceiro milênio.

Existem sutis diferenças entre Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.

Cerimonial – é a organização sequencial de qualquer evento seja ele político, social, acadêmico, esportivo ou empresarial. E tem sido, desde a antiguidade, uma das mais valorizadas maneiras encontradas pelos povos para se relacionarem uns com os outros. O escrito mais antigo é atribuído a Chou Kung, fundador da dinastia Chou da China no século XII a.C.

O Protocolo – é o que regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento, os lugares – a hierarquia, enfim.

A etiqueta (que abrange o Protocolo e Cerimonial como nichos específicos) situa-se exclusivamente no campo moral, não sendo regulada por leis ou decretos e sim por regras testadas e aprovadas no dia a dia. Infrações a seu código são punidas apenas no âmbito social. O que não impede uma gafe de causar estrago considerável nas relações interpessoais.

Há que se ter bom senso e sempre, sempre mesmo, respeitar a hierarquia – para dizer o mínimo.  E o  fato de ser necessário, vez por outra adaptar nosso decreto Federal de Cerimonia  a determinadas circunstâncias, não quer dizer que se possa  ignorar a sua essência e distorcê-los ao bel prazer do jeitinho brasileiro.

Michel Miguel Elias Temer Lulia

…e só de bater o olho na foto já dá pra ver que a inauguração começou mal…

Ao descerrar a placa (ato simbólico que em geral inaugura um espaço, nova construção ou unidade fabril) descobre-se a mesma que, em geral está coberta por um tecido nobre, ou pelo menos estruturado que a valorize – assim como a toda a ocasião em si.

Pois o que se deu foi que tiraram de cima da placa um pano que mais parecia um lençol amassado e – aqui é que pasmei – o mesmo foi jogado ao chão sem a menor cerimônia!!!

Em Cerimonial – e em qualquer lugar do mundo – isso equivale ao desrespeito a todos ali presente – todos os elementos que compõem um palco de cerimônia tem o seu valor, desde a estrutura aos acessórios (cadeiras, panóplia, placas, tribuna, etc..) e o descerramento da placa é um ato simbólico, porém recoberto de importância, sem contar com a presença ilustre da mais alta autoridade do país, onde o fato do pano estar no chão – é lamentável e não ter ninguém para retirar, esconder, dobrar – ficou sendo um pano de chão -… Exagero? É um desleixo que poderia ter sido evitado, tanto pela equipe da Administração do Aeroporto, pela equipe que fez o evento, pela equipe do cerimonial das autoridades presentes.

Será que ninguém do Cerimonial estava por perto para simplesmente pegar o tecido com delicadeza no momento em que era retirado pela autoridade?

Repito a foto para que vejam mais de perto: imagem lamentável. Pensando bem, coerente com nosso momento: simboliza nosso sonhos, a ética e valores que deveriam nortear a nação arrastando-se no chão, abandonados em triste agonia…